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Recientemente Notion.so se ha convertido en una herramienta de gestión esencial para muchas personas a nivel individual pero también para algunas compañías. Y no es de extrañar claro, puesto que permite no solo una flexibilidad incomparable en cuanto a establecer el sistema de organización y productividad que uno/a más prefiera, sino que también ofrece la posibilidad de hacerlo de forma compartida, en equipo, con una característica estrella: las bases de datos.
Notion funciona a base de bloques. Un bloque puede ser, entre otros, desde un campo de texto, a una citación, una lista, una página o la ya mencionada base de datos. Estos bloques pueden ser, una vez creados, desplazados libremente siendo arrastrados, cortados y pegados, o organizados dentro de otros bloques. Esto implica el poder crear una página dentro de otra página, dentro de otra…, lo que nos permite usar las páginas como carpetas. (Piensa en un sistema de estructuración muy similar a Dropbox y Drive).
A nosotros, esto nos viene como un guante porque nos permite organizar cada departamento del equipo dentro de su misma página:
(página principal del proyecto BeeTheBest integrando las distintas subpáginas)
Y luego asignar permisos de visualización y edición según convenga mediante el sistema de compartición que tiene cada página, que posibilita invitar a nuevos usuarios con tan solo introducir una dirección de correo electrónico.
(sistema de compartición de página. Correos electrónicos censurados por razones de privacidad)
Nosotros nos reunimos de forma semanal para hablar de nuestros respectivos progresos. Para que no se pierda la información de lo hablado, así como para organizar el progreso hecho y el porvenir, hacemos uso de dos tablas de bases de datos.
La primera llamada: “Progreso semanal” es donde cada miembro del equipo registra en detalle los distintos hitos y avances en los que ha trabajado durante la semana en cuestión y se establecen los siguientes objetivos semanales.
(fotografía de la base de datos “Progreso semanal”)
La segunda, llamada “Puntos hablados” es donde registramos el acta de la reunión con temas semanales y aquellos puntos e intervenciones a destacar.
(fotografía de la base de datos “Puntos hablados”)
En una base de datos de Notion, cada campo se organiza alrededor de una página, donde puedes acceder y añadir aún más información. Aquí un ejemplo:
(fotografía de una página en la base de datos “Puntos hablados”)
En la comunicación escrita, la visualización de la información lo es todo, y el tipo de claridad que permiten las bases de datos, adaptándose a las preferencias de cada usuario, hace de la experiencia de almacenar, revisar y compartir información, un juego de niños.
El poder establecer tus propios campos y relacionarlos con una fecha, así como poder filtrar la información por campos y a la vez ordenarlos en jerarquías ascendentes o descendentes, permite poder crear distintas vistas de la misma tabla de base de datos, cada una mostrando distinta información. Véase la base de datos de tareas de nuestra artista en la siguiente imagen, por ejemplo, al pulsar en el botón “All”, al lado del título de la tabla y subrayado en amarillo, se abre un desplegable con las opciones que ella ha escogido implementar: Todos los assets / Aquéllos que son una prioridad y los ya completados.
Estas son sólo algunas de las funcionalidades que permite este software que cada vez cuenta con más adeptos, así como con más opciones y posibilidades. Además, Notion también se adapta a otros dispositivos, permitiéndote consultar la información desde tu Tablet o Smartphone. ¿Y tú, a que esperas para empezar a usarlo?
