3 MIN DE LECTURA
Recentment, Notion.so s’ha convertit en una eina de gestió essencial per a moltes persones a nivell individual però també per a força companyies. No es pas d’estranyar però, doncs no sols permet una flexibilitat incomparable pel que fa a establir el sistema d’organització i productivitat que un/a prefereixi, sinó que també ofereix la possibilitat de fer-ho de manera compartida, en equip, amb una característica estrella: la base de dades.
Notion funciona a base de blocs. Un bloc pot ser, entre d’altres, des d’un camp de text, a una citació, una llista, una pàgina o la ja mencionada base de dades. Aquests blocs poden ser, un cop creats, desplaçats lliurement sent arrossegats, tallats i enganxats, o organitzats dins d’altres blocs. Això implica el poder crear una pàgina dins d’una altra, dins d’una altra…, el que ens permet utilitzar les pàgines com a carpetes. (Pensa en un sistema d’estructuració molt semblant a Dropbox i Drive).
A nosaltres, això ens va com l’anell al dit perquè ens permet organitzar cada departament de l’equip dins la seva pròpia pàgina:
(pàgina principal del projecte BeeTheBest integrant les diferents subpàgines)
I després assignar permisos de visualització i edició segons convingui mitjançant un sistema de compartició inclòs a cada pàgina, que possibilita el convidar a nous usuaris tot just introduint una direcció de correu electrònic.
(sistema de compartició de pàgina. Correus electrònics censurats per raons de privacitat)
Nosaltres ens reunim de forma setmanal per parlar dels nostres respectius progressos. Per tal que no es perdi la informació del que parlem, així com per organitzar el progrés aconseguit i el per venir, fem ús de dues taules de bases de dades.
La primera s’anomena: “Progrés setmanal” i és a on cada membre de l’equip registra en detall les diferents fites i avenços en els quals ha treballat durant la setmana en qüestió i s’estableixen els següents objectius setmanals.
(fotografia de la base de dades “Progrés setmanal”)
La segona, anomenada “Punts parlats” és on registrem l’acta de la reunió amb temes setmanals i aquells punts i intervencions a destacar.
(fotografia de la base de dades “Punts parlats”)
En una base de dades de Notion, cada camp s’organitza al voltant d’una pàgina, a on pots accedir i afegir encara més informació. Aquí un exemple:
(fotografia d’una pàgina a la base de dades “Punts parlats”)
A la comunicació escrita, la visualització de la informació ho és tot, i el tipus de claredat que permeten les bases de dades, adaptant-se a les preferències de cada usuari, fa de la experiència d’emmagatzemar, revisar i compartir la informació un joc de nens.
El poder establir els teus propis camps i relacionar-los amb una data, així com poder filtrar la informació per camps i a la vegada ordenar-los en jerarquies ascendents i descendents, permet poder crear diverses vistes de la mateix taula de base de dades, cadascuna mostrant informació diferent. Vegis per exemple a la imatge a continuació, la base de dades de la nostra artista, al prémer el botó “All” situat al costat del títol de la taula i subratllat en groc, s’obre un desplegable amb les opcions que ella ha escollit implementar: Tots els assets / Aquells que són prioritaris i els ja completats.
Aquestes són algunes de les funcionalitats que permet aquest software que cada cop compta amb més adeptes així com amb més opcions i possibilitats. A més a més, Notion també s’adapta a altres dispositius, permetent-te consultar la informació des de la teva Tablet o Smartphone. I tu, a què esperes per començar a fer-lo servir?
